Protection de la vie privée : Pouvez-vous maintenir la messagerie électronique de votre ancien travailleur ?

Quelle est la position de l’Autorité de Protection des données ? 

La Chambre Contentieuse de l’Autorité de Protection des données sanctionne les entreprises qui ne désactivent pas la boîte e-mails de leurs anciens travailleurs. En effet, elle considère que cela entraîne une violation de plusieurs principes fondamentaux du RGPD.  

Vous trouvez ci-dessous quatre lignes directrices établies par l’APD concernant le traitement de la boite e-mails de vos anciens travailleurs.  

Permettre au travailleur de faire le tri 

Vous devez permettre à votre travailleur de faire le tri et de transférer ses éventuels messages privés vers sa messagerie personnelle. Votre travailleur doit également pouvoir effacer ses communications électroniques d’ordre privé avant son départ. 

Par ailleurs, si une partie de la messagerie doit être récupérée pour le bon fonctionnement de l’entreprise, cela doit se faire avant le départ et en la présence de votre travailleur. En cas de conflit, une personne de confiance peut intervenir.  

Désactiver la messagerie électronique et mettre en place un message automatique 

L’APD est d’avis qu’il vous incombe de bloquer la messagerie électronique du travailleur qui a quitté ses fonctions au plus tard le jour de son départ effectif.  

Préalablement au blocage de la messagerie, vous devez prévoir un message automatique. Ce message informera tout correspondant du fait que votre ancien travailleur ne travaille plus chez vous. Dans ce message, vous devez également renseigner les coordonnées de la personne à contacter.  

Ce message automatique doit être prévu pour une période raisonnable (à priori 1 mois). Vous pouvez étendre ce délai à un maximum de trois mois, en fonction du contexte et du degré de responsabilité exercé par votre ex-travailleur. Cette prolongation doit être motivée et obtenir, de préférence, l’accord de l’ex-travailleur. Au minimum, il doit en être averti. Au-delà de cette période, vous devez définitivement supprimer la mailbox et le message automatique.  

Vous devez également informer votre ex-travailleur de la désactivation et du message automatiquement susmentionnés.  

Transfert automatique des e-mails vers une autre adresse électronique de l’entreprise   

Le transfert des e-mails de votre ancien travailleur à une autre adresse de courrier électronique de l’entreprise n’est pas autorisé. En effet, la Chambre Contentieuse estime qu’il est préférable de mettre un message de réponse automatique.  

Dans le cas d’un transfert automatique, il n’y a aucune maîtrise sur les courriers électroniques entrant. Par conséquent, des informations privées pourraient être divulguées à l’insu de votre ex-travailleur mais également du correspondant. Cela doit être évité et c’est la raison pour laquelle la Chambre Contentieuse déconseille le transfert automatique. 

Politique interne à l’entreprise 

L’APD préconise la mise en place d’une politique claire et transparente relative à l’utilisation des outils informatiques, au moment du départ du travailleur. En effet, un tel document participe à la mise en œuvre effective par l’entreprise de ses obligations découlant du RGPD. Cela permet d’éviter de nombreuses situations litigieuses.  

Conseils  

Votre travailleur est sur le point de cesser ses fonctions au sein de votre entreprise et vous ne savez pas comment agir avec sa boîte e-mails ? Voici une check-list à suivre afin d’éviter de s’exposer potentiellement à de lourdes sanctions financières.  

• Avertissez votre travailleur que sa boîte électronique va être bloquée au plus tard le jour de son départ effectif. Laissez-lui la possibilité de récupérer, transférer ou supprimer ses e-mails privés (si possible). Avant son départ, n’hésitez pas à conclure une convention dans laquelle il marque son accord pour que sa boîte mail reste ouverte moyennant notification aux émetteurs de messages que cette adresse de messagerie n’est plus active. Vous pouvez vous procurer un modèle de convention auprès de votre conseiller Securex.  

• Si une partie de sa messagerie doit être récupérée pour assurer la bonne marche de l’entreprise, il faut également le faire avant son départ et en sa présence. 

• Ne prévoyez pas un transfert automatique des mails vers une autre adresse électronique de votre entreprise.  

• Avant de bloquer la boîte mail, insérez un message automatique afin d’avertir tout correspondant du fait que votre travailleur ne travaille plus au sein de l’entreprise. Renseignez également les coordonnées de la personne à contacter et ce, pendant une période raisonnable (1 mois mais possible d’aller jusqu’à 3 mois en fonction du contexte et de degré de responsabilité).  

• Supprimez la messagerie électronique aux termes de ce délai.   

• N’oubliez pas d’adopter une politique interne relative à la gestion des outils électroniques afin d’anticiper les potentielles difficultés futures qui pourraient subvenir.  

Que fait Securex pour vous ?  

Si vous avez des questions concernant la gestion des adresses électroniques de vos travailleurs, n’hésitez pas à contacter votre Legal Advisor Securex via myHR@securex.be.  

Vous pouvez également commander une politique interne via votre Legal Advisor de Securex. + lien vers le e-shop : Securex e-Shop: bestel uw arbeidsreglement en -documenten (gdpr) | Securex e-Shop 

Sources  

• Loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel